حرکت فولاد هرمزگان به سمت پایش سیستمی شاخص‌های استراتژیک

به گزارش نماد اقتصاد،  در این جلسه احسان رسولی، معاون تکنولوژی شرکت فولاد هرمزگان گفت: پایش مستمر استراتژی‌ها، ضمن شناسایی نقاط قوت و حوزه‌های قابل‌بهبود سازمان، زمینه را برای اصلاح و بهینه‌سازی عملکرد فراهم می‌کند. در همین راستا، ورودی‌های تدوین استراتژی تقویت شده است و تلاش داریم با سیستمی کردن شاخص‌ها و اقدامات، امکان رصد برخط میزان پیشرفت اهداف تعیین‌شده را فراهم کنیم.

وی پایش استراتژی را به‌اندازه تدوین آن حائز اهمیت دانست و بیان کرد: پایش استراتژی به شناسایی دقیق نقاط قوت و حوزه‌های قابل‌بهبود سازمان کمک می‌کند و این امکان را در اختیار معاونان و مدیران قرار می‌دهد تا با شناخت بهتر وضعیت موجود، حوزه‌هایی را که به فعالیت و پیگیری بیشتری نیاز دارند، مشخص کنند.

همگرایی با مشارکت مدیران و معاونان

رسولی با تاکید بر اینکه در این شرایط ضرورت همکاری معاونان و مدیران با تیم استراتژی بیش از گذشته احساس می‌شود، بهره‌گیری از دیدگاه‌ها و تجربیات مدیران و معاونان را یکی از الزامات تدوین و اجرای اثربخش استراتژی‌ها دانست و افزود: در فرایند تدوین، پایش و اصلاح استراتژی‌ها و اهداف تعیین‌شده، از نظرات همه مدیران و معاونان استفاده خواهیم کرد تا اصلاحات و بهینه‌سازی‌های موردنیاز با شناخت دقیق‌تری انجام شود. این مشارکت و هم‌فکری کمک می‌کند چالش‌های احتمالی در مسیر اجرا کاهش یابد و نتایج بهتری از اجرای برنامه‌ها حاصل شود.

پایش برخط شاخص‌ها برای ارزیابی دقیق‌تر عملکرد

وی در ادامه سیستمی کردن شاخص‌ها و اقدامات را ازجمله رویکردهای مورد پیگیری عنوان کرد و گفت: تلاش داریم با سیستمی کردن شاخص‌ها و اقدامات، امکان نمایش میزان پیشرفت آن‌ها در مقایسه با اهداف تعیین‌شده را برای معاونان و مدیران مربوطه فراهم کنیم. با تحقق این رویکرد، مسئولان هر بخش می‌توانند وضعیت پیشرفت شاخص‌ها و اقدامات مرتبط با حوزه فعالیت خود را بادقت بیشتری دنبال کنند.

به گفته معاون تکنولوژی شرکت فولاد هرمزگان، استقرار چنین رویکردی امکان بررسی برخط و لحظه‌ای شاخص‌ها را فراهم می‌کند و در کنار آن، قابلیت استخراج آمار و اطلاعات در دوره‌های زمانی مشخص نیز وجود خواهد داشت. به‌این‌ترتیب، عملکرد شاخص‌ها در بازه‌های زمانی مختلف قابل‌بررسی خواهد بود و می‌توان با اتکا به اطلاعات به‌دست‌آمده، روند پیشرفت اهداف را دقیق‌تر ارزیابی کرد.

رسولی در پایان تاکید کرد: دسترسی به اطلاعات به‌روز و امکان بررسی شاخص‌ها در دوره‌های زمانی مشخص، فرصت مناسبی برای نقد و بررسی دقیق عملکرد سازمان فراهم می‌کند. با استفاده از این اطلاعات، نقاط قوت و حوزه‌های قابل‌بهبود در هر دوره زمانی به‌خوبی شناسایی می‌شوند و زمینه لازم برای تحلیل وضعیت، انجام اصلاحات و بهینه‌سازی اقدامات در مسیر تحقق اهداف استراتژیک فراهم خواهد شد.

مرضیه حمیدی، مدیر مهندسی صنایع شرکت فولاد هرمزگان در ادامه این جلسه با تشریح فرایند جامع برگزاری جلسات پایش عملکرد شش‌ماهه نخست سال ۱۴۰۵، تبیین بهبودهای ساختاری در سامانه مدیریت استراتژیک و هوش تجاری و تشریح الزامات ارزیابی جامع گروه فولاد مبارکه را مبنای تصمیم‌گیری‌های کلان بودجه‌ای، سنجش انحرافات عملکردی و پیش‌نیاز ارزیابی و امتیازدهی در سطح شرکت‌های گروه فولاد مبارکه دانست و بر ضرورت ارائه تحلیل‌های واقعی و جاری‌سازی اهداف در بدنه سازمان تاکید کرد.

وی ضمن قدردانی ویژه و صمیمانه از تلاش‌های ارزشمند، همراهی مستمر و نقش‌آفرینی اثربخش معاونان، مدیران، روسا و تسهیلگران استراتژی در پیشبرد این فرایند، به تشریح اهمیت، فرایند اجرایی، قواعد جدید پایش استراتژی و تمهیدات لازم جهت آمادگی حداکثری شرکت برای ارزیابی جامع شرکت‌های گروه فولاد مبارکه پرداخت.

فرایند برگزاری جلسات پایش عملکرد استراتژیک

حمیدی در تشریح سازوکار اجرایی این نشست‌ها، مطرح کرد: فرایند پایش شش‌ماهه نخست سال در قالب یک‌چرخه نظام‌مند و در پنج گام کلیدی طراحی شده و به مرحله اجرا درآمده است:

۱. ابلاغ شاخص‌ها و آماده‌سازی داده‌ها: پیش از برگزاری جلسات، کلیه حوزه‌ها و واحدهای متولی شاخص‌ها و اقدامات مکلف شدند درصد تحقق، فایل‌های تحویل‌دادنی معتبر، تحلیل علل انحراف عملکردی (برای وضعیت‌های زرد و قرمز) و اقدامات اصلاحی پیشنهادی خود را آماده کنند.

۲. یکپارچه‌سازی و تجمیع اطلاعات: مدیریت مهندسی صنایع، داده‌های عملکردی را در بستر سامانه مدیریت استراتژیک (راهبرد) و داشبوردهای هوش تجاری (BI) ثبت، تجمیع و پایش اولیه می‌کند تا زیربنای گزارش‌دهی دقیق مدیریتی فراهم آید.

۳. پایش عملکرد در کمیته عالی تحول: در نشست‌های فشرده، میزان تحقق اهداف و اقدامات استراتژیک به تفکیک معاونت‌ها و واحدها بررسی شده و درباره ریشه‌یابی انحراف‌ها و اولویت‌بندی برنامه‌های اصلاحی تصمیم‌گیری به عمل می آید.

۴. مستندسازی و استقرار چرخه پیگیری: مصوبات جلسات، اقدامات اصلاحی مصوب و تکالیف حوزه‌ها تدوین شده و از طریق صورت‌جلسه و گزارش رسمی مدیریت مهندسی صنایع در مسیر اجرا قرار می‌گیرد.

۵. هم‌راستاسازی با ارزیابی جامع شرکت‌های گروه فولاد مبارکه: نتایج این پایش شش‌ماهه برای محور استراتژی در ارزیابی جامع معاونت سرمایه‌گذاری و راهبری شرکت‌های گروه فولاد مبارکه آماده و مستندسازی می‌شود.

وی تصریح کرد: جلسات پایش عملکرد شش‌ماهه نخست سال از اهمیت ویژه‌ای برای شرکت فولاد هرمزگان و گروه فولاد مبارکه برخوردارند؛ چراکه گروه فولاد مبارکه با ارزیابی میزان تحقق شاخص‌های استراتژیک شرکت‌های زیرمجموعه، عملکرد آن‌ها را بررسی می‌کند و براساس نتایج به‌دست‌آمده امتیازدهی انجام می‌دهد. در این میان، مدیریت مهندسی صنایع فولاد هرمزگان به‌عنوان کانال ارتباطی رسمی با مدیریت راهبری و نظارت بر شرکت‌های گروه فولاد مبارکه، مسئولیت تجمیع، اعتبارسنجی و انعکاس شفاف داده‌های استراتژیک و مستندات عملکردی را بر عهده دارد و در مسیر پاسخ‌گویی به ارزیابی‌های شرکت‌های گروه فولاد مبارکه، نقشی محوری ایفا می‌کند.

حمیدی با اشاره به ارزیابی جامع شرکت‌های گروه توسط گروه فولاد مبارکه، ابعاد و ضوابط این ارزیابی جهت آمادگی همه‌جانبه سازمان را تبیین کرد.

پایش فصلی؛ معیاری برای سنجش تحقق اهداف و مبنای تصمیم‌های بودجه‌ای

وی با تاکید بر اینکه جلسات پایش استراتژی هر سه ماه یک‌بار برگزار می‌شوند، بیان کرد: هدف از برگزاری این جلسات، ارزیابی شاخص‌های استراتژیک و سنجش میزان تحقق یا عدم تحقق آن‌هاست. این ارزیابی به سازمان کمک می‌کند تا مشخص شود چه میزان از اهداف تعیین‌شده محقق شده‌اند و سازمان و واحدهای مختلف آن تا چه اندازه در مسیر اهداف پیش‌بینی‌شده حرکت می‌کنند. براساس منطق ارزیابی عملکرد، انحراف کمتر از ۱۰ درصد (وضعیت مطلوب) به‌عنوان نوسان طبیعی و حاشیه مجاز در نظر گرفته می‌شود اما انحراف‌های بالاتر نیازمند عارضه‌یابی و اقدام اصلاحی هستند. از سوی‌ دیگر، از آنجایی که تحقق بسیاری از شاخص‌ها به بودجه و اعتبارات اختصاص‌یافته وابسته است، نتایج پایش نقش مستقیمی در تصمیم‌گیری‌های مالی دارد و تنها به بررسی عملکرد گذشته محدود نمی‌شود بلکه مبنای تعیین و تخصیص بهینه منابع در ادامه مسیر خواهد بود.

مدیر مهندسی صنایع شرکت فولاد هرمزگان با تشریح نوآوری‌ها و ارتقای زیرساخت‌های پایش عملکرد، افزود: در راستای ارتقای کیفیت پایش و آمادگی کامل برای ارزیابی‌های جامع هلدینگ، بهبودهای ساختاری موثری پیاده‌سازی شده‌اند. شناسنامه‌های شاخص‌ها تدوین، قواعد پایش بازتعریف و منطق محاسبه درصد تحقق اهداف شفاف‌سازی شده است. همچنین با ارتقای سامانه مدیریت استراتژیک (راهبرد)، قابلیت بارگذاری فایل تحویل‌دادنی «Deliverables» با درج عنوان مدرک تعبیه شده و ثبت عملکرد اقدامات با پیشرفت ۱۰۰ درصد منوط به آن شده است. علاوه‎‌براین، داده‌های ثبت‌شده در سامانه راهبرد به داشبوردهای هوش تجاری (BI) منتقل شدند.

 استراتژی باید از سطح مدیران به بدنه سازمان برسد

مدیر مهندسی صنایع شرکت فولاد هرمزگان در ادامه تدوین استراتژی را از وظایف ذاتی معاونان و مدیران دانست و تاکید کرد: مسئولیت تحقق اهداف استراتژیک به همین سطح محدود نمی‌شود و کارکنان نیز باید از اهداف تعیین‌شده و نقش خود در دستیابی به آن‌ها آگاهی داشته باشند. ازاین‌رو، ضروری است اهداف سازمانی با کارکنان مطرح شوند تا هر یک از آن‌ها بتوانند سهم و نقش خود را در تحقق برنامه‌ها بشناسند و در اجرای آن‌ها مشارکت کنند. تا زمانی که نقش کارکنان در این مسیر به‌روشنی تبیین و مشخص نشود و درک شفافی از اهداف سازمانی نداشته باشند، اجرای استراتژی‌ها با چالش مواجه خواهد شد. در همین زمینه، آگاهی کارکنان از اهداف و استراتژی‌های سازمان یکی از موضوعات موردتوجه در نظرسنجی‌های سالانه شرکت با عنوان «نسکافه» بوده و معیار ۳-۲ الگوی تعالی سازمانی (گفت‌وگوی دوطرفه و ارتباطات اثربخش) نیز بر اطلاع‌رسانی اثربخش اهداف و استراتژی‌ها تاکید دارد؛ بر همین اساس این شاخص به‌عنوان یکی از معیارهای اصلی در کارنامه تحول رهبران سازمان لحاظ شده است.

جلسات کمیته‌های تحول؛ شرط اصلی تحقق اهداف

حمیدی با اشاره به‌ضرورت پیگیری شاخص‌ها در سطح واحدهای سازمانی، خاطرنشان کرد: در جلسات کمیته‌های تحول که معاونان، مدیران و روسا با کارکنان زیرمجموعه برگزار می‌کنند، لازم است شاخص‌ها و اقدامات استراتژیک بررسی و میزان تحقق و پیشرفت آن‌ها پایش شود تا در صورت انحراف از اهداف تعیین‌شده، ریشه‌یابی علل و تعریف اقدامات اصلاحی و جبرانی در راستای تحقق اهداف سازمان انجام گیرد. از کلیه بخش‌های سازمان انتظار می‌رود ضمن برگزاری منظم این جلسات و مستندسازی دقیق نتایج، نسبت به ارسال به‌موقع صورت‌جلسات مربوط به کمیته‌های تحول مرتبط با پایش اهداف استراتژیک به مدیریت مهندسی صنایع اهتمام ورزند تا زمینه هم‌افزایی سازمانی، رفع موانع و تحقق اهداف و استراتژی‌های فولاد هرمزگان فراهم آید.

اللهوردی تقوی، مشاور استراتژی شرکت فولاد هرمزگان نیز در جلسات پایش عملکرد شش‌ماهه استراتژی شکاف میان تدوین استراتژی و اجرای اثربخش آن را یکی از مهم‌ترین چالش‌های سازمان‌ها دانست و بیان کرد: موفقیت در تحقق اهداف، به هماهنگی ظرفیت‌های عملیاتی، درک مشترک و اعتماد میان سطوح مختلف سازمان بستگی دارد.

وی مطرح کرد: انتقال استراتژی به اجرا مانند مسابقه دو امدادی است که آسیب‌پذیرترین نقطه آن، لحظه تبادل میان «چشم‌انداز و استراتژی» و «اجرا» است؛ مرحله‌ای که به اعتماد مطلق، زمان‌بندی هماهنگ و درک مشترک نیاز دارد. چالش اصلی صرفا سرعت اجرا نیست بلکه کیفیت انتقال به مرحله اجرا اهمیت دارد.

تقوی از پیشی‌گرفتن سرعت استراتژی از ظرفیت عملیاتی تیم،  ناهماهنگی مهارت‌ها و نقش‌های موجود با نیازهای استراتژی جدید و فقدان دیدگاه استراتژیک در میان مدیران میانی برای هدایت صحیح تیم‌ها به‌عنوان سه مانع اصلی در این زمینه یادکرد.

وی یادآور شد: مدیران مسئول تفسیر استراتژی و هدایت تیم‌ها هستند اما اگر دیدگاه استراتژیک کافی نداشته باشند، به‌جای واگذاری وظایف و راهبری کارکنان، کارها را نزد خود نگه می‌دارند. تقوی استفاده از ابزارهایی مانند گانت چارت را برای هم‌راستاسازی اولویت‌های کوتاه‌مدت با اهداف کلان مفید دانست.

سهم ۲۰ درصدی تدوین و ۸۰ درصدی اجرا؛ تمرکز بر عملیاتی‌سازی

مشاور استراتژی شرکت فولاد هرمزگان در پایان با تأکید بر ضرورت بازنگری در نسبت تدوین و اجرا اظهار کرد: در سازمان سالم، ۲۰ درصد به تعیین استراتژی و ۸۰ درصد به اجرا اختصاص دارد؛ بنابراین باید توجه بیشتری به عملیاتی‌شدن اهداف معطوف شود. وی نبود تعریف مشترک از موفقیت را از عوامل انحراف دانست و تصریح کرد: جلسات اثربخش باید نقطه اتصال تصمیم‌گیری و هم‌راستایی باشند و با ایجاد معانی شفاف و اعتماد، پیوند میان استراتژی و اجرا را تقویت کنند.